Technologie

Bezpapírová kancelář

Publikováno: 29. 1. 2021
Autor: Redakce / Editorial Staff
Foto: Shutterstock.com
logo Sdílet článek

Nemůžete se zbavit pocitu, že administrativa a rutinní procesy jsou ve vaší firmě stále složitější a zvládat je při práci z domova je téměř nemožné?

Zdržuje vás nepořádek v dokumentech a jejich dohledávání je skoro nadlidský úkol? Komplikují vám – zvláště v dnešní době – situaci „papírové“ procesy? Obírá vás výše jmenované o drahocenný čas a energii? Pořiďte si chytrou kancelář!


Plná kontrola

V soukromí jsme se už dávno naučili ulehčovat si život technologiemi. Používáme chytré telefony a hodinky, chytré televizory, máme dokonce celé chytré domácnosti. Proč tedy nepracovat v chytré virtuální kanceláři? Zbavit se „papírování“ a zatoulaných dokumentů, získat kontrolu nad schvalovacími mechanismy on-line přes webový prohlížeč a jako bonus dopřát svým zaměstnancům možnost pracovat z domova.


Méně nákladů

To vše zefektivní pracovní procesy a uspoří nejen náklady na tisky a provoz kanceláří. Daruje to navíc i čas zaměstnancům, kteří se pak budou moci věnovat něčemu smysluplnějšímu než nekonečné administrativě. Díky zlepšení kontrolních mechanismů eliminujete zbytečné náklady a získáte přehled například o objednávkách a fakturacích ve vztahu ke konkrétním zakázkám, zákazníkům či nájemcům. To vše dohromady ušetří čas i výdaje a dá vaší organizaci zcela novou dynamiku, moderní způsob řízení a organizace práce.


Konec hledání

Další velkou výhodou bezpapírové kanceláře je snadná dohledatelnost dokumentů. Jen pro ilustraci: je příjemnější pátrat po faktuře k zakázce v šanonech plných zaprášených papírů, nebo jednou, dvakrát kliknout a mít k dispozici nejen všechny dokumenty k případu, ale i souhrnné informace o něm, reporty, porovnání nákladů a výnosů, čas věnovaný zakázce ze strany vašich zaměstnanců a mnohé další cenné údaje? Navíc kvůli podobným procesům nemusíte sedět v práci. Schvalovat faktury můžete třeba z tabletu na cestách nebo při home office. Potřebujete k tomu jen internetové připojení.

Časté otázky

Pro jak velkou organizaci je takové řešení vhodné? Jak náročná změna to je? Je digitalizace skutečně takovým přínosem? Vždyť nám to „na papíře“ funguje už dlouho, tak proč to měnit? Obava ze změny je přirozená lidská vlastnost. Nezáleží ani tolik na velikosti firmy nebo úřadu jako spíše na počtu dokumentů, které zpracovává. Velké společnosti často podobná řešení zavádějí v pilotních provozech a projektech jen pro část svých zaměstnanců. Ti pak jako první často velice rychle oceňují výhody bezpapírového fungování kanceláře, a obavy se tak rychle rozplývají.


Jaké řešení vybrat?

Důležitá je důkladná prvotní analýza. Čeho chcete zavedením „bezpapírové“ kanceláře dosáhnout a jaké procesy byste rádi zefektivnili nebo automatizovali? Podle odpovědi na tuto základní otázku pak zvolte systém, který vám nejvíce vyhovuje, a náklady na jeho provoz korespondují s úsporami, které přinese. Takové řešení, zejména pro malé a střední firmy, úřady, nemocnice a sociální podniky, přináší firma INSIO software, která umí navrhnout to nejlepší řešení.


Opravdu to jde bez papíru?

Do velké míry ano, bezpapírová kancelář může být realitou. I tady ale platí – všeho s mírou a s rozumem. Některé drobnosti – třeba barevné papírové lepíky, hezký poznámkový blok či obrázkový kalendář – nahradit nejde. V INSIO software to ale ani nemají v úmyslu. Nechtějí vzít lidem z jejich kanceláří hravost a krásu, naopak. Chtějí vedle ní přinášet jednoduchost a efektivitu.



Výhody řešení INSIO

Vše uloženo bezpečně a na jednom místě on-line

Elektronické dokumenty (úspora papíru)

Rychlejší a efektivnější schvalování

Snadné vyhledávání

Žádné ztracené dokumenty

Úspora času a nákladů

Zlepšení interní komunikace ve firmě 

více na insio.cz/bezpapiru


reklama

https://www.olifka.cz https://www.olifka.cz https://www.olifka.cz

Mohlo by vás zajímat

Více článků