Technologie

Bezpapírová kancelář

Publikováno: 29. 1. 2021
Autor: Redakce / Editorial Staff
Foto: Shutterstock.com
logo Sdílet článek

Nemůžete se zbavit pocitu, že administrativa a rutinní procesy jsou ve vaší firmě stále složitější a zvládat je při práci z domova je téměř nemožné?

Zdržuje vás nepořádek v dokumentech a jejich dohledávání je skoro nadlidský úkol? Komplikují vám – zvláště v dnešní době – situaci „papírové“ procesy? Obírá vás výše jmenované o drahocenný čas a energii? Pořiďte si chytrou kancelář!


Plná kontrola

V soukromí jsme se už dávno naučili ulehčovat si život technologiemi. Používáme chytré telefony a hodinky, chytré televizory, máme dokonce celé chytré domácnosti. Proč tedy nepracovat v chytré virtuální kanceláři? Zbavit se „papírování“ a zatoulaných dokumentů, získat kontrolu nad schvalovacími mechanismy on-line přes webový prohlížeč a jako bonus dopřát svým zaměstnancům možnost pracovat z domova.


Méně nákladů

To vše zefektivní pracovní procesy a uspoří nejen náklady na tisky a provoz kanceláří. Daruje to navíc i čas zaměstnancům, kteří se pak budou moci věnovat něčemu smysluplnějšímu než nekonečné administrativě. Díky zlepšení kontrolních mechanismů eliminujete zbytečné náklady a získáte přehled například o objednávkách a fakturacích ve vztahu ke konkrétním zakázkám, zákazníkům či nájemcům. To vše dohromady ušetří čas i výdaje a dá vaší organizaci zcela novou dynamiku, moderní způsob řízení a organizace práce.


Konec hledání

Další velkou výhodou bezpapírové kanceláře je snadná dohledatelnost dokumentů. Jen pro ilustraci: je příjemnější pátrat po faktuře k zakázce v šanonech plných zaprášených papírů, nebo jednou, dvakrát kliknout a mít k dispozici nejen všechny dokumenty k případu, ale i souhrnné informace o něm, reporty, porovnání nákladů a výnosů, čas věnovaný zakázce ze strany vašich zaměstnanců a mnohé další cenné údaje? Navíc kvůli podobným procesům nemusíte sedět v práci. Schvalovat faktury můžete třeba z tabletu na cestách nebo při home office. Potřebujete k tomu jen internetové připojení.

Časté otázky

Pro jak velkou organizaci je takové řešení vhodné? Jak náročná změna to je? Je digitalizace skutečně takovým přínosem? Vždyť nám to „na papíře“ funguje už dlouho, tak proč to měnit? Obava ze změny je přirozená lidská vlastnost. Nezáleží ani tolik na velikosti firmy nebo úřadu jako spíše na počtu dokumentů, které zpracovává. Velké společnosti často podobná řešení zavádějí v pilotních provozech a projektech jen pro část svých zaměstnanců. Ti pak jako první často velice rychle oceňují výhody bezpapírového fungování kanceláře, a obavy se tak rychle rozplývají.


Jaké řešení vybrat?

Důležitá je důkladná prvotní analýza. Čeho chcete zavedením „bezpapírové“ kanceláře dosáhnout a jaké procesy byste rádi zefektivnili nebo automatizovali? Podle odpovědi na tuto základní otázku pak zvolte systém, který vám nejvíce vyhovuje, a náklady na jeho provoz korespondují s úsporami, které přinese. Takové řešení, zejména pro malé a střední firmy, úřady, nemocnice a sociální podniky, přináší firma INSIO software, která umí navrhnout to nejlepší řešení.


Opravdu to jde bez papíru?

Do velké míry ano, bezpapírová kancelář může být realitou. I tady ale platí – všeho s mírou a s rozumem. Některé drobnosti – třeba barevné papírové lepíky, hezký poznámkový blok či obrázkový kalendář – nahradit nejde. V INSIO software to ale ani nemají v úmyslu. Nechtějí vzít lidem z jejich kanceláří hravost a krásu, naopak. Chtějí vedle ní přinášet jednoduchost a efektivitu.



Výhody řešení INSIO

Vše uloženo bezpečně a na jednom místě on-line

Elektronické dokumenty (úspora papíru)

Rychlejší a efektivnější schvalování

Snadné vyhledávání

Žádné ztracené dokumenty

Úspora času a nákladů

Zlepšení interní komunikace ve firmě 

více na insio.cz/bezpapiru



Paperless Office


Can't get shake the feeling that the administration and routine processes in your company are becoming more and more complicated and it is almost impossible to keep up when working from home?


Are your documents messy and finding something is almost a superhuman task? Do "paper" processes complicate your situation - especially these days? Does the above rob you of your precious time and energy? Get a smart office!


Full control

We have been making our lives easier with technologies for a while now. We use smart phones and watches, smart TVs, some of us even have whole smart homes. So why not work in a smart virtual office? Get rid of "paperwork" and messy documents, get control with online approval mechanisms in your web browser and, as a bonus, give your employees the opportunity to work from home.


Lower cost

All this will streamline your work processes and save not only the cost of printing and office operations. In addition, it gives time to employees, who will then be able to spend time on something more meaningful rather than on endless administration. Thanks to the improved control mechanisms, you eliminate unnecessary costs and gain an overview of, for example, orders and invoicing in relation to specific orders, customers or tenants. All of this saves time and money and gives your organization a whole new dynamic, a modern way of managing and organizing work.


No more searching

Another great advantage of a paperless office is the easy traceability of documents. Let’s picture it: What feels nicer? Looking for an invoice or an order in files full of dusty papers, or when clicking once or twice and seeing not only all the documents for the particular case, but also summary information, reports, cost-benefit comparison, time spent on it by your employees and a lot of other valuable data? Plus, you don't have to sit at work because of similar processes. You can approve invoices from a tablet on the go or from your home office. All you need is an internet connection.


Frequent questions

What size of an organisation is such a solution suitable for? How challenging is this change? Is digitization really such a benefit? After all, it 

has been working for us "to work with paper" for a long time, so why change it? The fear of change is a natural human trait.  The size of the company or office is not as important as the number of documents it processes. Large companies often implement similar solutions in pilot operations and projects first only for part of their employees. They are often the first to very quickly appreciate the benefits of the paperless operation, and the fears dissipate quickly.


Which solution to choose?

A thorough initial analysis is crucial. What do you want to achieve by setting up a "paperless" office, and what processes would you like to streamline or automate? Then, according to the answer to this basic question, choose the system that suits you best, and the cost of running it corresponding to the savings it will bring. Such a solution, especially for small and medium-sized companies, offices, hospitals and social enterprises, is provided by INSIO software, which can design the best solution.


Is it really paperless?

To a large extent, yes, a paperless office can be a reality. But even here it is true - everything in moderation and reason. Some small things - such as coloured paper stickers, a nice notepad or a picture calendar - cannot be replaced. And INSIO software doesn't even intend to. They do not want to take away the playfulness and beauty from offices, on the contrary. They want to bring simplicity and efficiency along with it.


Advantages of INSIO solution

#Everything stored securely and in one place online

Electronic documents (paper saving)

Faster and more efficient approval

Easy search

#No lost documents

Saved time and money

Improving internal communication in the company

more at insio.cz/bezpapiru

reklama

https://www.olifka.cz https://www.olifka.cz https://www.olifka.cz

Mohlo by vás zajímat

Více článků